Trucos de Outlook 365: sugerencias para dominar el correo electrónico de Microsoft

Mejorar la productividad es uno de los aspectos más deseados en la actualidad, sin embargo, muchos no se ajustan a las nuevas tendencias. Para ello, existen algunos trucos de Outlook 365, el servicio de correo electrónico.

Simplificar la bandeja de entrada, establecer calendario, crear accesos directos y hasta lograr que tu correo te hable, son algunas de las funciones que puedes aprovechar. Descubre como y más en el siguiente artículo.

Agrupar correos

Agrupar correos ayuda al usuario a evitar que su bandeja de entrada esté saturada, facilitando la búsqueda y selección de un correo en particular. Por lo tanto, se recomienda dirigirse a “Visto” y marcar el apartado “Mostrar mensajes en conversaciones”.

Trucos de Outlook 360. Agrupar correos
Luego, deberá seleccionar si se trata de una sola carpeta en específico o todo el buzón. En este caso, se aconseja elegir “En esta carpeta”. Así, será más fácil acceder a los emails de relevancia.

Función “Elementos rápidos”

Al usar la función “Elementos rápidos” puedes crear una introducción con una locución común al inicio de los correos, así como seleccionarlo para que siempre aparezca al momento de redactar uno.

Trucos de Outlook 360. Activar la función “Elementos rápidos”

Esto se puede hacer al tener escrita la frase a usar, que se debe sombrear con ayuda del mouse y ejecutar la combinación de teclas “Alt + F3”, donde aparecerá una ventana en la cual podrás indicar en qué carpeta almacenarlo y presionar “Aceptar”.

Gestión de las RSS

La gestión de las RSS facilita la visualización de noticias en otros sitios web, siendo un cliente de Microsoft que va más allá de las funciones básicas de un correo electrónico.

Trucos de Outlook 360. Gestión de las RSS

Para hacerlo, ingresa a “Fuentes RSS”, ubicada en la columna izquierda de herramientas y haz clic derecho en la misma, donde encontrarás la opción “Agregar nueva fuente RSS” con el fin de añadir la de su preferencia.

Respuestas automáticas

Se trata de una función para contestar emails, que reemplaza al usuario durante su ausencia. Según la configuración, puede cubrir ciertas horas o días. Para lograrlo, se debe dirigir a “Archivo” y seleccionar “Información”, donde encontrarás el botón “Respuestas automáticas”.

Trucos de Outlook 360. Agregar respuestas automáticas

En este apartado, tendrás que marcar “Enviar respuestas automáticas”. Asimismo, para añadir la fecha y hora en la cual surgirán, selecciona la casilla “Enviar solo durante este intervalo de tiempo”. Una vez hechas las modificaciones, redacta el mensaje y pulsa “Aceptar”.

Destacar los correos

Al recibir tantos correos diariamente, es necesario usar un truco que permita destacar un correo importante. Para ello, se usan las menciones, logrando que la comunicación se establezca como prioritaria en quién recibe el mensaje.

Destacar los correos

Para ello, en el cuerpo del mensaje solo debes colocar el signo @nombre y el correo de la persona se autocompletará. Termina el mensaje y listo.

Filtrar correos electrónicos

Una forma sencilla de ubicar un correo en la bandeja de entrada, es por medio de los filtros. Para acceder a estos se debe ir a “Inicio”, seleccionar “Buscar” y hacer clic en “Filtrar correo electrónico”.

Trucos de Outlook 360. Filtrar correos electrónicos

Una vez en este apartado, será conveniente elegir el filtro a aplicar con el fin de hallar el mensaje, ya se trate de emails sin leer, con datos adjuntos, por categorías, entre otros.

Cifrar correos electrónicos

Para mayor seguridad del usuario al momento de enviar un email, existe una función orientada a cifrar sus correos electrónicos, haciendo que requieran de contraseñas o una firma digital especial para revelar los mensajes.

Trucos de Outlook 360. Cifrar correos electrónicos

Esto se logra al ir a “Archivo” y seleccionar “Opciones”, donde aparecerá una ventana en la que será necesario elegir “Centro de confianza” y pulsar “Seguridad de correo electrónico”, en la cual podrás habilitar el cifrado y otras funciones.

Bloquear a un usuario

Los correos no deseados suelen convertirse en situaciones muy comunes para algunas personas, por lo que la mejor forma de evitarlos es bloqueando al usuario responsable. Para lograrlo, se debe ingresar a “Inicio”, pulsar el ícono de “Prohibido” y dar clic en “Opciones para el correo electrónico no deseado”.

Trucos de Outlook 360. Bloquear a un usuario

Luego, será conveniente acceder al apartado “Remitentes bloqueados” y presionar “Agregar…” para añadir la dirección a bloquear. Al finalizar, pulsa “Aceptar”.

Seguimiento a correos relevantes

Cuando es necesario estar al tanto de correos importantes, se puede realizar un seguimiento. Con esta función es posible obtener avisos específicos, revisar respuestas, observar cuál fue la última e incluso personalizarlas.

Trucos de Outlook 360. Realizar un seguimiento a correos relevantes

Para encontrar esta función, solo debes dar clic derecho en el correo de tu preferencia y seleccionar “Seguimiento”. En el caso de que desees añadir una configuración, presiona “Agregar aviso”.

Poner el icono de Outlook

Para tener este ícono de acceso directo, es necesario tener la versión web de Outlook instalada en el equipo. Para hacerlo desde el navegador, solo debes acceder a la configuración de Google Chrome y seleccionar Instalar Outlook.

Icono de Outlook

De igual manera, puedes simplificar el proceso con solo pulsar el ícono de descarga que se coloca en la barra de la URL. Al pulsarla se descarga el acceso a la aplicación y puedes ingresar al correo con un clic.

Aplicar reglas

Con este truco se ejecuta una serie de configuraciones destinadas a facilitar el manejo y organización de los correos, ya sea de un destinatario o un asunto en particular. Para ello, selecciona el correo y en los tres puntos de configuración, ve hasta crear regla.

Aplicar reglas

Ahora, puedes establecer lo que deseas hacer en caso de una comunicación específica. Por ejemplo, moverla a una carpeta e incluso reproducir un sonido especial.

Uso de carpetas para organizar correos

El uso de carpetas permite ubicar y organizar correos electrónicos. Para usar esta función es imprescindible ubicarse en la pestaña “Carpeta” y dirigirse a “Nueva Carpeta”. Al hacer clic en esta, podrás añadirle un nombre, seleccionar la clase de contenido que almacenará y su ubicación.

Trucos de Outlook 360. Uso de carpetas para organizar correos

De igual forma, en el mismo apartado se encuentra la opción “Nueva Carpeta de búsqueda”, que ayuda al usuario a encontrar fácilmente correos sin leer, de contactos específicos o que han sido marcados para seguimiento.

Crear grupos de contactos

Es posible crear grupos de contactos para que el usuario los pueda ubicar con mayor facilidad. Pueden ser de compañeros de trabajo, profesores, amistades, entre otros. Facilita el envío de mensajes de forma simultánea y de inmediato.

Crear grupos de contactos

Para crearlo, se debe acceder al icono “Nuevo grupo”. Seguidamente, se despliega en pantalla un cuadro donde se colocan los integrantes y el motivo de la creación del grupo. Así, es más sencillo conocer cierta información sin perder tiempo buscando entre los mensajes.

Agregar firma personal

Si eres de los que usa Outlook a nivel profesional, puedes agregar una o varias firmas personales a los correos. Para lograrlo, en “Nuevo correo electrónico” pulsa el apartado “Firma”, que se encuentra en el menú “Mensaje”.

Trucos de Outlook 360. Agregar firma personal

Una vez hecho, deberás presionar “Firmas”, donde se abrirá una ventana. En esta, será conveniente oprimir en “Nueva” para añadir la firma y seleccionar “Aceptar”.

Programar correos

Este es uno de los trucos Outlook que puedes aplicar los fines de semana o al salir de vacaciones para mejorar la productividad. Para lograrlo, solo debes desplegar las opciones del botón Enviar y pulsar sobre Enviar más tarde.

Programar correos

Seguidamente, se desplegará en pantalla una ventana que permite personalizar la fecha del envío con día y hora. Esta es una de las actualizaciones de la plataforma que garantiza la organización.

Respaldar información del correo en el ordenador

Trucos de Outlook 360. Respaldar información del correo en el ordenador
Es factible respaldar información almacenada en el correo electrónico al ordenador, a modo de copia de seguridad. Esto es posible de hacer al acceder a “Archivo” y seleccionar “Abrir y exportar”. Luego, será necesario desplazarse por las diversas funciones que presenta, dar clic en “Importar o exportar” y elegir la carpeta a almacenar.

Atajos de teclado

Trucos de Outlook 360. Atajos de teclado

Microsoft Outlook 365 cuenta con atajos para facilitar ciertas funciones. Se trata de comandos ejecutados por la combinación de teclas que aceleran procesos, como el contestar correos o vaciar la bandeja de entrada. Entre estos se encuentran:

  • "Alt+R": permite responder a todos.
  • "Alt+W": puede pasar al siguiente email.
  • "Alt+S": se usa para enviar un correo.
  • "Ctrl+M": da acceso al menú dirigido a responder y recibir mensajes.
  • "Ctrl+D": ayuda al usuario a eliminar un email seleccionado.
  • "Ctrl+U": puede abrir la ventana para redactar un nuevo correo.
  • "Ctrl+R": permite contestar un email.

Versión gratuita

La versión gratuita de Microsoft Outlook presenta características y funciones limitadas, pero que cumplen perfectamente con su trabajo como servicio de correo electrónico. Gracias a esta es posible disfrutar de calendario, carpetas, una bandeja de salida, entrada y mucho más.

Trucos de Outlook 360. Acceder a la versión gratuita

Categorizar correos por colores

Para ubicar y organizar con mayor facilidad los correos electrónicos alojado en la bandeja de entrada, se puede hacer uso de un color. De esta forma, es posible establecer un tono para cada mensaje de acuerdo a su importancia.

Trucos de Outlook 360. Categorizar correos por colores

Para ello, se hace clic derecho en el email recibido y selecciona el apartado “Categorizar” con el fin de elegir el color de tu preferencia.

Incrementa la privacidad

Microsoft Outlook almacena datos del usuario para poder ejecutar ciertas funciones al momento en que sean requeridas. Sin embargo, existe la alternativa de desactivar alguno de estos procesos.

Trucos de Outlook 360. Incrementar la privacidad

Para lograrlo, es imprescindible ubicarse en “Archivo” y seleccionar “Opciones”, donde surgirá una ventana en la cual deberás dar clic en el apartado “General”. Luego, será conveniente presionar “Privacidad y datos”. A continuación, encontrarás diferentes secciones en la que se explica el tipo de información extraída y el por qué se usa. Realiza los ajustes que creas conveniente y guarda los cambios.

Añadir tareas

Outlook ofrece herramientas para organizar y añadir tareas, con el fin de ayudar al usuario a gestionar las actividades diarias. Se puede acceder a esta a través de los íconos ubicados en la barra inferior izquierda, en la sección de Tareas.

Trucos de Outlook 360. Añadir tareas

En la misma deberás seleccionar “Nueva tarea”. Coloca la actividad a realizar, el asunto, la fecha de inicio, de vencimiento, el estado y nivel de prioridad. Luego, solo haz clic en el ícono de “Agregar”.

Agendar citas

La sección de calendario de Outlook permite agendar citas y toda clase de eventos. Para ello, debes ingresar al ícono del mismo que se ubica en la barra de tareas inferior. Luego, hay que seleccionar la fecha de dicho suceso y hacer clic derecho.

Trucos de Outlook 360. Agendar citas.

Después, deberás presionar en “Nueva cita”, aunque también posees opciones como: “Nuevo evento Todo el día”, “Nueva convocatoria de reunión”, “Nueva cita periódica”, “Nuevo evento periódico” y “Nueva reunión periódica”.

Adjuntar elementos

Es posible adjuntar calendarios y otros elementos como documentos, notas, citas y listas al momento de redactar un correo electrónico. Esto se puede hacer antes de enviar el email, accediendo a “Insertar” y seleccionando el apartado “Elemento de Outlook”.

Trucos de Outlook 360. Adjuntar calendarios y otros elementos

Asimismo, podrás insertar documentos del paquete de Microsoft al presionar “Adjuntar archivo”.

Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos

La opción “Delegar acceso”, puede conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos, permitiéndole ingresar a otro individuo, siempre y cuando se le tenga confianza, ya sea por temas profesionales o personales.

Trucos de Outlook 360. Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos

Es posible usar esta función al presionar “Archivo”, seleccionar “Configuración de la cuenta” y escoger “Delegar acceso”. Luego, deberás añadir a esta persona, quien podrá actualizar diferentes utilidades, a excepción de los contactos y correos.

Personalizar las opciones

Debido a que Outlook cuenta con infinidad de funciones, es posible personalizarlas para acceder más rápido a cada una de ellas. Para ello, debe ingresar al apartado “Archivo”, luego pulsar la función “Opciones”.

Trucos de Outlook 360. Modifica la barra de herramientas y opciones

En la misma, encontrarás dos pestañas llamadas “Personalizar cinta de opciones” y “Barra de herramientas de acceso rápido”. Coloca la de tu preferencia y selecciona las más usadas. Luego, pulsa “Aceptar”.

Activa la lectura en voz alta

Outlook cuenta con una función de lectura que permite leer los correos electrónicos, ayudando al usuario en gran medida. Para acceder a esta, se debe ir a “Inicio” y pulsar “Leer en voz alta”, lo que comenzará la lectura señalando la parte del email donde se va relatando, con total facilidad y de forma audible.

Trucos de Outlook 360. Activa la lectura en voz alta

Dictar los correos

Otro de los trucos de Outlook 365 es la capacidad que posee para copiar los mensajes que les dictes. Necesitas un micrófono, si lo haces desde la computadora, evitando la acción de teclear el texto.

Dictar los correos

Para ello, debes abrir un nuevo correo y, en la sección de Mensaje, pulsa Dictar. Espera que aparezca la barra de dictado y empieza a pronunciar el texto. Debes mover el cursor hacia los espacios que debes llenar e insertar los signos de puntuación dictándolos claramente.

Marcar los correos como tarea

Si las instrucciones de un correo son actividades para realizar, puedes convertirlo en una tarea dentro de la plataforma, ahorrando tiempo. Para ello, ubícate sobre el correo, haz clic derecho y en la parte inferior, en Opciones avanzadas, pulsa Crear Tarea.

Marcar los correos como tarea

De forma inmediata, migra a la sección de Tareas, en donde puedes configurar el recordatorio.

Guardar como PDF

Existe un truco que a muchos encanta porque permite crear respaldo de cierta información y es guardar el correo como PDF. Para ello, abre el email y pulsa el comando Ctrl + P, donde se despliega una ventana para seleccionar la impresora.

Guardar como PDF

Elige la opción de Guardar como PDF y almacénalo en la carpeta de la PC que desees. De esta manera, puedes imprimir la información y tener un respaldo en físico.

No Molestar

Este es un truco de Outlook ideal para quienes usan el dispositivo móvil para trabajo y desean tener un descanso o no distraerse en una reunión. Para ello, ingresa a la app y pulsa el menú en la esquina superior izquierda. Toca el ícono de la alarma y configura la opción No Molestar.

No Molestar

En conclusión, son muchos los trucos Outlook que puedes aprovechar para ganar tiempo y usar más funciones del servicio. La mayoría se encuentran disponibles en la versión de pago, pero algunas muy efectivas en la gratis.

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