Trucos de Outlook 365: sugerencias para dominar el correo electrónico de Microsoft

Existen numerosos trucos a aplicar en Microsoft Outlook 365, que pueden hacer más fácil la utilización de esta herramienta y permitir al usuario navegar por todas sus funciones sin problemas. Se trata de características y sugerencias indicadas a gestionar su uso. Entre estas se encuentra la ejecución de firmas personales, realización de copias de seguridad de mensajes, el envío de respuestas automáticas, entre muchas opciones más.

Outlook es el servicio de correo electrónico desarrollado por Microsoft, el cual puede cumplir un número considerable de utilidades, estando presente en el paquete de Office 365. Precisamente, debido a estas características los usuarios tienen a su disposición una serie de trucos, atajos a través de combinaciones de teclas y otras funciones. Las mismas proporcionan una forma de personalización única en el uso de esta herramienta.

Agrupar correos

Trucos de Outlook 360. Agrupar correos
Agrupar correos ayuda al usuario a evitar que su bandeja de entrada esté saturada, facilitando la búsqueda y selección de un correo en particular. Por lo tanto, se recomienda dirigirse a “Visto” y marcar el apartado “Mostrar mensajes en conversaciones”. Luego, deberá seleccionar si se trata de una sola carpeta en específico o todo el buzón. En este caso, se aconseja elegir “En esta carpeta”. Así, será más fácil acceder a los emails de relevancia.

Activar la función “Elementos rápidos”

Trucos de Outlook 360. Activar la función “Elementos rápidos”
Activar la función “Elementos rápidos” permite crear una introducción con una locución común al inicio de sus emails, así como seleccionarlo para que siempre aparezca al momento de redactar uno. Esto se puede hacer al tener escrita la frase a usar, que se debe sombrear con ayuda del mouse y ejecutar la combinación de teclas “Alt + F3”, donde aparecerá una ventana en la cual podrás indicar en qué carpeta almacenarlo y presionar “Aceptar”.

Una vez hecho, al momento de enviar un nuevo correo, haz clic en “Insertar” y selecciona “Texto”, en la que encontrarás el botón “Elementos rápidos”. En el mismo, selecciona “Autotexto” para adjuntar el escrito que hayas creado.

Gestión de las RSS

Trucos de Outlook 360. Gestión de las RSS
La gestión de las RSS facilita la visualización de noticias en otros sitios web, siendo un cliente de Microsoft que va más allá de las funciones básicas de un correo electrónico. Para hacerlo, ingresa a “Fuentes RSS”, ubicada en la columna izquierda de herramientas y haz clic derecho en la misma, donde encontrarás la opción “Agregar nueva fuente RSS” con el fin de añadir la de su preferencia.

Agregar respuestas automáticas

Trucos de Outlook 360. Agregar respuestas automáticas
Se trata de una función para contestar emails, que reemplaza al usuario durante su ausencia. De acuerdo a las configuraciones seleccionadas por el individuo, puede cubrir ciertas horas o días. Para acceder a esta se debe dirigir a “Archivo” y seleccionar “Información”, donde encontrarás el botón “Respuestas automáticas”.

En este apartado, tendrás que marcar “Enviar respuestas automáticas”. Asimismo, para añadir la fecha u hora en la cual surgirán, selecciona la casilla “Enviar solo durante este intervalo de tiempo”. Una vez hechas las modificaciones, redacte el mensaje y presione “Aceptar”.

Filtrar correos electrónicos

Trucos de Outlook 360. Filtrar correos electrónicos
Una forma sencilla de ubicar un correo en la bandeja de entrada, es por medio de los filtros. Para acceder a estos se debe ir a “Inicio”, seleccionar “Buscar” y hacer clic en “Filtrar correo electrónico”. Una vez en este apartado, será conveniente elegir el filtro a aplicar con el fin de hallar el mensaje, ya se trate de emails sin leer, con datos adjuntos, por categorías, entre otros.

Cifrar correos electrónicos

Trucos de Outlook 360. Cifrar correos electrónicos
Para mayor seguridad del usuario al momento de enviar un email, existe una función orientada a cifrar sus correos electrónicos, haciendo que requieran de contraseñas o una firma digital indicada a revelar los mensajes. Esto se puede ejecutar al ir a “Archivo” y seleccionar “Opciones”, donde aparecerá una ventana en la que será necesario elegir “Centro de confianza” y pulsar “Seguridad de correo electrónico”; en la cual podrás habilitar el cifrado y otras funciones.

Bloquear a un usuario

Trucos de Outlook 360. Bloquear a un usuario
Los correos no deseados suelen convertirse en situaciones muy comunes para algunas personas, por lo que la mejor forma de evitarlos es bloqueando al usuario responsable. Se puede hacer al ingresar a “Inicio”, pulsar el ícono de “Prohibido” y dar clic en “Opciones para el correo electrónico no deseado…”. Luego, será conveniente acceder al apartado “Remitentes bloqueados” y presionar “Agregar…” para añadir la dirección a bloquear. Al finalizar, pulse “Aceptar”.

Activar el sistema de limpieza

Trucos de Outlook 360. Activar el sistema de limpieza
Existe un sistema de limpieza para despejar la bandeja de entrada y navegar con mayor tranquilidad en Microsoft Outlook. Es posible acceder a esta función a través de “Inicio” y seleccionando el apartado “Limpieza”, donde encontrarás una serie de carpetas, subcarpetas y conversaciones que podrás eliminar. Luego, aparecerá una ventana destinada a confirmar dicha acción.

Sin embargo, este trabajo se puede optimizar al presionar “Configuración” en lugar de “Limpiar”, independientemente de la sección elegida. En la misma, será imprescindible ingresar al apartado “Correo” y a la opción “Limpieza de conversación”, en la que deberás escoger a qué carpeta irán los archivos eliminados y otras funciones.

Realizar un seguimiento a correos relevantes

Trucos de Outlook 360. Realizar un seguimiento a correos relevantes
Cuando es necesario estar al tanto de emails importantes, se puede realizar un seguimiento, con las que podrás obtener avisos indicados a revisar respuestas, observar cuál fue la última e incluso personalizarlas. Para encontrar esta función, solo debes dar clic derecho en el correo de su preferencia y seleccionar “Seguimiento”. En el caso de que desees añadir una configuración, presiona “Agregar aviso”.

Notas

Trucos de Outlook 360. Notas
Si el usuario necesita tener en cuenta ciertos recordatorios o frases al momento de redactar sus emails, puede recurrir a la función “Notas”, ya que permite tener a la mano toda clase de información de relevancia. A la misma se accede a través de la combinación de teclas: "Ctrl + Shift + N".

Opción “Seguimiento”

Trucos de Outlook 360. Opción “Seguimiento”
Si el individuo desea estar al tanto de sus correos recibidos, tiene que hacer clic derecho sobre el email de su preferencia y seleccionar el apartado “Seguimiento”. Después, podrá escoger si desea recibir notificaciones “Hoy”, “Mañana”, “Esta semana”. “La próxima semana”, “Sin fecha”, para “Personalizar” o “Agregar aviso”, de acuerdo al momento específico en que necesitará recibir su alarma.

Función para enviar SMS

Trucos de Outlook 360. Función para enviar SMS
Es posible enviar un SMS desde el correo electrónico en Microsoft Outlook, en el que solo será conveniente colocar en el apartado del remitente, el número de teléfono del usuario al que se desea enviar el mensaje, junto a la dirección de correo del operador al cual pertenece la línea telefónica.

 Aplicar reglas

Trucos de Outlook 360. Aplicar reglas
Ejecuta una serie de configuraciones destinadas a facilitar el manejo y organización de sus correos. Para acceder a la misma, se debe ir a “Inicio”, dar clic en la opción “Mover” y seleccionar el apartado “Reglas”, donde se desglosan diferentes secciones, en la que será necesario presionar “Crear regla”. Ahora, podrás modificar una serie de parámetros. Por ejemplo: hacer que correos específicos se almacenen en ciertas carpetas.

Uso de carpetas para organizar correos

Trucos de Outlook 360. Uso de carpetas para organizar correos
El uso de carpetas permite ubicar y organizar correos electrónicos. Para usar esta característica es imprescindible ubicarse en la pestaña “Carpeta” y dirigirse a “Nueva Carpeta”. Al hacer clic en esta, podrás añadirle un nombre, seleccionar la clase de contenido que almacenará y su ubicación.

De igual forma, en el mismo apartado se encuentra la opción “Nueva Carpeta de búsqueda”, que ayuda al usuario a encontrar fácilmente correos sin leer, de contactos específicos o que han sido marcados para seguimiento.

Crear grupos de contactos

Trucos de Outlook 360. Crear grupos de contactos
Es posible crear grupos de contactos
para que el usuario los pueda ubicar con mayor facilidad, ya se trate de compañeros de trabajo, profesores, amistades, entre otros. Es una función dirigida a enviar mensajes de forma simultánea, facilitando el envío de información de inmediato. Para ejecutarlo, se debe acceder al icono “Contactos”, que se ubica en los apartados inferiores, a la derecha del calendario.

Luego, será necesario ingresar a “Inicio” y hacer clic en “Nuevo grupos de contactos”. Una vez hecho, se abrirá una nueva ventana. En la misma tendrás que presionar el botón “Agregar integrantes” y seleccionar la opción “Desde los contactos de Outlook”.

Agregar firma personal

Trucos de Outlook 360. Agregar firma personal
Agregar una firma personal
a cada correo emitido es de gran ayuda para aquellos individuos que se desarrollan en el área profesional. Esto se puede hacer al dar clic en “Nuevo correo electrónico” y pulsar el apartado “Firma”, que se encuentra en el menú “Mensaje”. Una vez hecho, deberás presionar “Firmas”, donde se abrirá una ventana. En esta, será conveniente oprimir en “Nueva” para añadir la firma y seleccionar “Aceptar”.

 Limpiar carpetas para eliminar mensajes redundantes

Trucos de Outlook 360. Limpiar carpetas para eliminar mensajes redundantes
Es un truco usado para borrar mensajes redundantes, sin eliminar por completo todos los correos albergados en una carpeta. Se puede ejecutar al ingresar a “Carpeta”, seleccionar el apartado “Limpiar” y hacer clic en “Limpiar carpeta”. Luego, deberás escoger si deseas eliminar solo las carpetas o también las subcarpetas.

Programar correos

Trucos de Outlook 360. Programar correos.
Una forma sencilla de no olvidar entregar correos importantes u organizarse satisfactoriamente al momento de redactarlos para varios contactos, es programándolos. Se puede hacer al crear un mensaje a enviar, seleccionar el apartado “Opciones” y dar clic en “Retrasar entrega”. Aparecerá una ventana donde tendrás que colocar la fecha y hora de entrega, así como escoger el horario en que se vence la entrega, en caso de que se requiera eliminar el correo al ser visualizado.

Respaldar información del correo en el ordenador

Trucos de Outlook 360. Respaldar información del correo en el ordenador
Es factible respaldar información almacenada en el correo electrónico al ordenador, a modo de copia de seguridad. Esto es posible de hacer al acceder a “Archivo” y seleccionar “Abrir y exportar”. Luego, será necesario desplazarse por las diversas funciones que presenta, dar clic en “Importar o exportar” y elegir la carpeta a almacenar.

Atajos de teclado

Trucos de Outlook 360. Atajos de teclado
Como todo programa, Microsoft Outlook 365 cuenta con sus propios atajos para ingresar con mayor facilidad a ciertas funciones. Se trata de comandos ejecutados por la combinación de teclas que aceleran procesos, como el contestar correos o vaciar de forma automática la bandeja de entrada. Entre estos se encuentran:

  • "Alt+R": permite responder a todos.
  • "Alt+W": puede pasar al siguiente email.
  • "Alt+S": se usa para enviar un correo.
  • "Ctrl+M": da acceso al menú dirigido a responder y recibir mensajes.
  • "Ctrl+D": ayuda al usuario a eliminar un email seleccionado.
  • "Ctrl+U": puede abrir la ventana para redactar un nuevo correo.
  • "Ctrl+R": permite contestar un email.

Activar los “Pasos rápidos”

Trucos de Outlook 360. Activar los “Pasos rápidos”
Al activar los “Pasos rápidos”, tendrás la oportunidad de acceder de forma rápida a diferentes funciones, que previamente se encuentran establecidas. Solo es necesario presionar “Inicio” y pulsar la opción “Pasos rápidos”, en la que podrás seleccionar atajos para enviar correos directamente al jefe, entregar respuestas y eliminar mensajes originales. Además, será posible implementar otros al dar clic en “Crear nuevo”.

Acceder a la versión gratuita

Trucos de Outlook 360. Acceder a la versión gratuitaEs factible acceder a la versión gratuita y online de Microsoft Outlook, la cual presenta ciertas características y funciones limitadas, pero que cumplen perfectamente con su trabajo como servicio de correo electrónico, contando con calendario, diversas carpetas y una bandeja de salida y entrada.

Categorizar correos por colores

Trucos de Outlook 360. Categorizar correos por coloresPara ubicar y organizar con mayor facilidad los correos electrónicos alojado en la bandeja de entrada, se puede fijar una categoría en particular al hacer uso de un color. De esta forma es posible establecer un tono en particular para cada mensaje de acuerdo a su importancia. Esto se realiza al dar clic derecho en el email recibido y seleccionar el apartado “Categorizar” con el fin de elegir el color de su preferencia.

Incrementar la privacidad

Trucos de Outlook 360. Incrementar la privacidadPor lo general, Microsoft Outlook se encarga de almacenar una serie de datos del usuario para poder ejecutar ciertas características al momento en que sean requeridas. Sin embargo, existe la alternativa de desactivar alguno de estos procesos. Para lograrlo, es imprescindible ubicarse en “Archivo” y seleccionar “Opciones”, donde surgirá una ventana en la cual deberás dar clic en el apartado “General”. Luego, será conveniente presionar “Configuración de privacidad”.

A continuación, encontrarás diferentes secciones en la que se explica el tipo de información extraída y el por qué se usa. En esta, solo será conveniente desactivar el envío de los datos de su preferencia y hacer clic en “Aceptar” al culminar.

Añadir tareas

Trucos de Outlook 360. Añadir tareasOutlook ofrece herramientas para organizar y añadir tareas, con el fin de ayudar al usuario a gestionar sus actividades diarias, especialmente en el área laboral. Es factible acceder a esta a través de los íconos ubicados en la barra inferior izquierda, que se encuentra antes de los tres puntos paralelos.

En la misma deberás seleccionar “Nueva tarea”, donde aparecerá una nueva ventana con una serie de apartados, en la cual tendrás que colocar el asunto, la fecha de inicio, de vencimiento, el estado y nivel de prioridad. Luego, solo haz clic en el ícono de “Guardar”.

Agendar citas

Trucos de Outlook 360. Agendar citas.El calendario de Outlook permite agendar citas y toda clase de eventos, siendo únicamente necesario ingresar al ícono del mismo que se ubica en la barra de tareas inferior. Luego, hay que seleccionar la fecha de dicho suceso y hacer clic derecho. Después, deberás presionar en “Nueva cita”, aunque también posees opciones como: “Nuevo evento Todo el día”, “Nueva convocatoria de reunión”, “Nueva cita periódica”, “Nuevo evento periódico” y “Nueva reunión periódica”.

Adjuntar calendarios y otros elementos

Trucos de Outlook 360. Adjuntar calendarios y otros elementosEs posible adjuntar calendarios y otros elementos como documentos, notas, citas y listas al momento de redactar un correo electrónico. Esto se puede hacer antes de enviar el email, accediendo a “Insertar” y seleccionando el apartado “Elemento de Outlook”. Asimismo, podrás insertar documentos del paquete de Microsoft al presionar “Adjuntar archivo”

Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos

Trucos de Outlook 360. Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementosLa opción “Delegar acceso”, puede conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos, permitiéndole ingresar a otro individuo, siempre y cuando se le tenga confianza, ya sea por temas profesionales o personales. Es posible usar esta función al presionar “Archivo”, seleccionar “Configuración de la cuenta” y escoger “Delegar acceso”. Luego, deberás añadir a esta persona, quien podrá actualizar diferentes utilidades, menos los contactos y correos.

Modifica la barra de herramientas y opciones

Trucos de Outlook 360. Modifica la barra de herramientas y opcionesSi el usuario necesita agregar o eliminar funciones de Outlook, tiene la alternativa de modificar la barra de herramientas y opciones. Esto lo podrás hacer a través del apartado “Archivo”, luego deberás presionar la función “Opciones”. En la misma, encontrarás dos pestañas llamadas “Personalizar cinta de opciones” y “Barra de herramientas de acceso rápido”. Ingrese a la de su preferencia y seleccione qué funciones necesita o no. Luego, presione “Aceptar”.

Activa la lectura en voz alta

Trucos de Outlook 360. Activa la lectura en voz altaOutlook cuenta con una función de lectura indicada a leer los correos electrónicos, ayudando al usuario en gran medida. Para acceder a esta, se debe ir a “Inicio” y pulsar “Leer en voz alta”, que comenzará la lectura señalando la parte del email donde se va relatando, con total facilidad y en un tono adecuado.

Existen numerosos trucos de Outlook 365 que se pueden aplicar para hacer más fácil la navegación en este servicio de correo electrónico, los cuales permitirán al usuario automatizar una serie de tareas.

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