Sistema ERP

El sistema ERP, acrónimo en inglés de “Enterprise Resource Planning” o Planificación de Recursos Empresariales traducido al castellano, es un tipo de software de trabajo orientado a la gestión de distintas tareas dentro de una empresa con el fin de mejorar la productividad.

Todos los sistemas de ERP poseen una estructura integrada y general. Ya que se componen de una porción intangible o el software propiamente, un hardware que respaldará al software y la documentación o materiales físicos que el sistema procesará para llevar a cabo las tareas (certificados de calidad, facturas, etc.).

Al cumplir tareas que no mantienen contacto directo con el cliente, los softwares de ERP se consideran de Back-Office. Así, entre las distintas funciones en las que colabora este programa, se encuentran la administración del inventario, la producción, el control de compras y ventas, el control de calidad, la gerencia de recursos humanos, entre otros.

Estas funciones están organizadas dentro de las plataformas de ERP a manera de módulos. De esta manera, agrupan ciertas herramientas con una utilidad única y especifica del área de trabajo a la que está apoyando, como por ejemplo, los módulos de finanzas o productividad.

De esta manera, los programas ERP no cumplen labores completas dentro de la producción de una empresa. Sino, más bien, apoya al personal humano organizado y reduciendo el número de tareas o de tiempo a que toman las mismas, manteniendo conexión con el resto de los sectores de la producción.

Características de los sistemas ERP

Los avances de los sistemas computacionales, el internet y la tecnología aplicada a la gestión empresarial, han permitido que los softwares de ERP se instituyeran dentro de las grandes empresas en todo el globo. Incluyendo también muchas PYMES (en español pequeñas y medianas empresas).

Esto ha permitido que los sistemas ERP posean ciertas características que les vuelve versátiles y más sencillos de aplicar dentro de las empresas. Tales características pueden resumirse de la siguiente manera:

Estandarización y modularidad

El ordenamiento en módulos de las funciones y herramientas dentro de una plataforma ERP ha permitido que las capacidades de los mismos queden estandarizados. Gracias a esto, es posible esperar un mínimo de funciones bien ordenadas a cualquier plataforma ERP.

Adaptación y visión de negocios

Los ERP fueron diseñados para mejorar la productividad y eficacia de una empresa al momento de realizar ciertas tareas. Los actuales sistemas ERP ofrecen una buena capacidad de flexibilidad para poder adaptarse a dichas tareas, centrándose así en mejorar la eficiencia de negocios de la misma empresa (maximizar ganancias y disminuir perdidas).

Integración de la información

Sea el sistema ERP una plataforma alojada en una nube de internet, o bien un programa centralizado en el servidor de una empresa, Los ERP sacan provecho de la información que generan los distintos usuarios al centralizarlos en una sola base de datos.

Al hacerlo, disminuyen la producción de archivos y documentación repetida o innecesaria, todo esto a la par de optimizar el orden y la lista de tareas a realizar. Gracias a esto, una empresa es capaz de reducir tiempo necesario para completar un ciclo productivo.

Ventajas y desventajas de un ERP

Todos los softwares ERP poseen características individuales que les aventaja en ciertas labores o cuestiones de una empresa. No obstante, estos programas no son perfectos ni completos, por lo que también sufren de ciertas desventajas que vale la pena tomar en cuenta.

Ventajas

• Automatiza varios procesos y labores menores de las empresas, disminuyendo así el tiempo y el esfuerzo requerido para completar tareas.
• Mejora el acceso y la disponibilidad a toda la información de las empresas, ya sea sobre sus finanzas, recursos humanos, producción, etc.
• Centraliza todas las bases de datos que pueden existir dentro de una empresa, mejorando con ello el acceso a la información. Al mismo tiempo, ordena las labores que deben cumplir cada base de datos.
• A largo plazo, disminuyen el tiempo y coste de producción, mejorando de esta manera la tasa de retorno y maximizando las ganancias posibles.

Desventajas

• La efectividad de los sistemas ERP puede limitarse según exista resistencia de parte de los operadores humanos (incapacidad, desconfianza o inaplicabilidad).
• Los sistemas ERP son muy costosos, tanto en la adquisición de las licencias del software, como la adquisición del hardware de soporte y su instauración dentro de una empresa.
• La tasa de retorno no es inmediata a la aplicación de los sistemas ERP. El mayor o menor tiempo necesario para esto depende del éxito parcial que tengan en cada sector de la empresa en aplicar correctamente el sistema ERP.

Tipos de sistemas ERP

Debido al constante desarrollo tecnológico, los sistemas o software ERP se han expandido para cubrir más y nuevas áreas dentro de las empresas. De esta manera, pueden clasificarse en diferentes tipos. Ya sea según sus funciones específicas o bien por su origen o concepción con la que fueron diseñadas, así tenemos:

Software ERP individualizado

Estos tipos de programa creados a la “medida” de la empresa que lo solicite. Esto se hace con el fin de que su funcionalidad se adapte de la manera más específica y sencilla a los distintos sectores y tareas que lleva a cabo la corporación solicitante. Gracias a esto, permite un modo de operación más amigable con el personal humano, además de ser mucho más eficiente al momento de cumplir los trabajos encomendados al programa.

A pesar de lo anterior, aún pueden seguir teniendo una serie de desventajas que tienen que ser consideradas por las empresas que estén en busca de un ERP. A continuación dejamos una lista de ventajas y desventajas de este tipo de programa ERP.

Ventajas:

• Poseen una interfaz con módulos y herramientas hechos para adaptarse a la empresa y a los operadores del programa, lo que facilita su uso.
• Descarta módulos o herramientas que no serían de provecho o entorpecerían el trabajo dentro de la empresa.
• Da los mejores índices de productividad, debido a que se adapta al funcionamiento específico de la empresa.

Desventajas:

• Tiene el coste más elevado de entre los softwares de ERP, tanto para su compra como para su implantación dentro de las empresas.
• Requieren de una asistencia técnica que conozca las características específicas del programa.

Software ERP pre-parametrizado

Algunos desarrolladores de plataformas de ERP ofrecen un servicio para pre-parametrizar las funciones de sus programas. De esta forma, antes de la implantación del sistema ERP dentro de la empresa, se adapta uno ya existente de la mejor manera que sea posible. Sus ventajas y desventajas son:

Ventajas:

• Al igual que los sistemas ERP individualizados, ofrecen una asistencia mediante módulos y herramientas que se adapta de buena manera a las funciones de la empresa.
• Resultan mucho más económicos de adquirir e implementar que los sistemas de ERC hechos a medida.

Desventajas:

• No todos los desarrolladores de plataformas de ERP ofrecen este tipo de adaptación de sus programas.
• Su manejo no llega a ser tan amigable ni efectivo como en el caso de los ERP individualizados.
• Aún mantienen un costo elevado frente a las plataformas ERP genéricas.

Software ERP genérico

Con el desarrollo tecnológico y del internet, la mayoría de los desarrolladores de sistemas de ERP migraron de la venta de licencias de sus programas (el cual le daba titularidad de sus softwares a las empresas) al alquiler mensual de las licencias. En este sentido, a un ERP genérico se puede acceder mediante servidores respaldados en una nube en internet.

Las plataformas ERP más difundidas ofrecen un servicio estandarizado con los mismos módulos, herramientas y funciones en general para todos sus clientes. Esto plantea tanto nuevas ventajas como desventajas.

Ventajas:

• Son los sistemas ERC más económicos del mercado, lo que permite su acceso tanto a empresas grandes como a PYMES.
• Ofrece una buena cantidad de módulos y herramientas que pueden ser utilizadas sin problemas por el grueso de las empresas.
• Al ser tan difundidos, normalmente cuentan con asistencia técnica.

Desventajas:

• No se adaptan específicamente a las empresas, más bien estas deben adaptarse a las plataformas de ERP de este tipo.
• A diferencia de los ERP más tradicionales adquiridos bajo licencia, para acceder a estos ERP debe contarse obligatoriamente con conexión a internet.
• Su manejo por el personal no siempre es tan amigable con los operadores como en el caso de los sistemas ERP hechos a medida.

Ejemplos

Existen una gran cantidad sistemas de ERP disponibles en el mercado, cada uno de éstos ofrecen características específicas que les vuelven ideales para determinados tipos de empresas. Dejamos a detalle varios de los ERC más populares a continuación:

Netsuit ERP

Esta plataforma de ERP alojada en nube es una de las más populares hoy en día. Ofrece una buena cantidad de módulos estandarizados, tales como un sistema de gestión de inventario, administración de finanza e incluso un módulo de facturación.

Es principalmente usado por empresas de tamaño mediano que se encuentre (o busquen) administrar su crecimiento, debido a que ofrece ciertas herramientas de gerencia de recursos humanos como resúmenes de productividad.

Brightpearl ERP

Este sencillo pero efectivo ERP permite agilizar ciertas cuestiones del comercio empresarial, tales como las compras y ventas, cadena de suministros y pedidos, gestión de inventarios, etc. También ofrece ciertos módulos abocados a la gestión de estrategias y campañas de marketing. Todo esto la vuelven una muy buena opción para las PYMES minoristas.

ECount ERP

Este sistema multiplataforma es uno de los más económicos que se encuentran en el mercado actualmente, por esto es uno de los más solicitados por las pequeñas empresas. Está centrado en el modelo empresarial “Best for money” que busca ofrecer las mejores herramientas de una plataforma ERP al menor costo posible.

Las mismas están centradas en módulos para la realización de listas de inventarios, con listas de materiales disponibles y los costes de los mismos. Gracias a esto es posible lograr una visión racional de la situación económica de la empresa.

SAP Business One

Sin dudas esta plataforma es una de las más solicitadas por las empresas de tamaño mediano. En especial aquellas que se encargan de proveer a minoristas. Su principal fortaleza se encuentra en la integración de sus módulos de operaciones con los de administración y de recursos humanos, todo esto con el fin de maximizar la productividad.

Por otra parte, este sistema ERP se esfuerza en la automatización de las labores de las empresas que lo usen, por lo que limita la generación de errores y las incongruencia entre los datos. Además de que mantiene un buen nivel de seguridad.

Microsoft Dynamics 365

Probablemente esta plataforma ERP es una de las más extensivas y versátiles disponibles para la actualidad. Sustituye los antiguos programas ERP por licencia de Microsoft a la vez que se integra en el ecosistema 365 con el cual puede trabajar en sinergia con las aplicaciones del Office.

Los módulos de esta plataforma buscan cubrir cuatro áreas fundamentales dentro de cualquier empresa, que son: fabricación, cadena de suministros, recursos humanos y las finanzas. Cada uno de estos módulos, están bien colocados dentro de una interfaz intuitiva y amigable. Por ultimo otra de las ventajas decisivas de esta plataforma es el amplio servicio técnico de Microsoft.

Diferencias entre ERP y un CRM

Existen claras diferencias entre los softwares ERP y los CRM (por sus siglas en inglés “Customer Relationship Management”). En esencia, los ERP se centran en la organización de las tareas, la centralización de la información, la realización de las tareas y el seguimiento de las mismas.

Por otra parte, los CRM se encargan de todo lo concerniente a la interacción con los clientes, la realización de campañas de marketing y el control de compras y ventas. A continuación se resumen las diferencias:

• Los costos de los ERP puede ser mucho mayores que en la mayoría de los softwares de CRM, aunque los primeros son más amplios y administran un número mayor de tareas.
• Los datos almacenados por los ERP resultan más complejos de migrar de una base de datos a otra. A diferencia de las plataformas de CRM, las cuales poseen sistemas de migración rápida.
• Gran parte de los ERP son especialmente diseñados para grandes y medianas empresas, por ello su coste de aplicación, número de funciones y módulos es mayor que el de las CRM (las cuales tienden a complacer más a las pequeñas empresas).