Ofimática

La ofimática o burótica, es una palabra compuesta que junta los significados de “oficina” e “informática”. Así como indica su nombre, se trata de todos los elementos de la informática que están enfocados en automatizar u optimizar las tareas de oficina. La ofimática comprende softwares, herramientas y técnicas que permiten mejorar los procedimientos de oficina a través del uso de la tecnología.

Inicialmente, la ofimática comprendía recursos limitados que permitían manipular, planificar y crear todo tipo de archivos con datos de interés para el trabajo de oficina. Desde procesadores de texto hasta softwares para generar y administrar bases de datos.

No obstante, los avances tecnológicos han permitido que el internet, el uso de sistemas informáticos y los dispositivos inteligentes puedan integrarse a este sector. Como resultado, la ofimática actualmente considera aquellos softwares que permiten realizar vídeo conferencias con clientes, considera las aplicaciones que automatizan los procesos de gestión empresarial, e incluso, los sistemas informáticos que realizan labores de oficina de forma programada e independiente.

Actualmente existen suites de ofimática, los cuales son paquetes de software que cuentan con distintas aplicaciones para desarrollar diferentes tipos de tareas relacionados con el trabajo de oficina.

Para qué sirve

Desde un punto de vista general, toda herramienta de ofimática sirve para crear, manipular, transmitir, compartir y almacenar todo tipo de archivos o información que sea de importancia en ambientes de oficina.

No obstante, las aplicaciones ofimáticas no son de uso exclusivo para el entorno laboral, ya que muchas tareas de la vida cotidiana pueden facilitarse por medio de este tipo de herramientas. Igualmente, los softwares de ofimática se han convertido en un aliado indispensable en la realización de tareas de todo tipo (desde las más sencillas, hasta proyectos de investigación).

Las siguientes utilidades son algunas de todas las que se pueden obtener por medio de este tipo de herramientas:

• Crear y editar archivos de texto.
• Generar análisis de datos y hojas de cálculo.
• Realizar presentaciones visuales.
• Almacenar, gestionar y compartir archivos a través de una red local o internet.
• Agendar, anotar y administrar labores empresariales.
• Gestionar bases de datos de todo tipo.
• Facilitar métodos de comunicación a distancia (desde mensajería de texto hasta vídeo conferencias).
• Herramientas de uso puntual: Calculadoras, conversores, editores de imagen, etc.

Características

A pesar de que no existe una regla general que defina qué herramientas forman parte de la burótica, todo software, o técnica de ofimática suele cumplir con ciertas características clave que lo distinguen. Son las siguientes:

• Optimizar los oficios de oficina: La ofimática busca mejorar el rendimiento en cuanto a labores de oficina a través de sus herramientas, lo que permite ahorrar tiempo y recursos. Para ello, ofrece softwares enfocados específicamente a facilitar tareas de esta naturaleza (procesadores de texto, editores de imagen, etc.)
• Automatización de tareas de oficina: Además de la optimización, las herramientas de ofimática permiten programar y automatizar la realización de tareas relacionadas con el trabajo de oficina. Así, por medio de softwares es posible que un computador realice procedimientos determinados que generen resultados de forma automática (tablas de cálculo dinámico, sistemas SAP, etc.).
• Mejorar los resultados: Como objetivo común, cualquier recurso de burótica está enfocado en que los resultados obtenidos en el desempeño de oficina se vean beneficiados. Al ofrecer herramientas que mejoran un gran número de tareas de oficina, cuándo se utilizan de manera adecuada, una empresa o un trabajador puede obtener una mejora considerable en el resultado de su trabajo.

Tipos

Los tipos de ofimática son representados por la plataforma en la cual se puede acceder a sus softwares o herramientas. Así, generalmente suelen separarse en los dos grupos que se describen aquí:

Herramientas ofimáticas de escritorio

Comprende todos los softwares, suites y sistemas que necesitan ser instalados en un ordenador para poder funcionar. Las herramientas ofimáticas de escritorio cuentan con funciones de red, pero su principal enfoque es operar de manera integral, es decir, tanto a través de internet como de manera offline. Las herramientas de escritorio suelen ser las más completas y contar con un mayor número de componentes. A pesar de ello, se debe considerar que la mayoría de estos softwares suelen ser de pago.

Herramientas ofimáticas en línea

Se caracterizan por estar situados en una plataforma online, por lo que no es necesario instalar ningún tipo de software para hacer uso de este tipo de herramientas, sino que en su lugar, es necesario tener acceso a internet. Las herramientas ofimáticas en línea se alojan en la nube, por lo que es posible compartir o almacenar archivos generados a través de sus plataformas de forma rápida y eficaz, así como también brinda la posibilidad a que un usuario o grupo de usuarios puedan acceder a los archivos desde distintos ordenadores y en cualquier parte del mundo.

Ejemplos de herramientas de ofimática

Existe un sinfín de herramientas de ofimática a las que todo el mundo puede tener acceso hoy en día. Tanto gratuitas como de pago, existen opciones para todos los gustos y colores. En el siguiente texto se muestran algunos ejemplos:

Microsoft Word

Se trata del procesador de texto más popular del mundo. Esta herramienta desarrollada por Microsoft, y que suele formar parte de la suite ofimática Microsoft Office, está enfocada en facilitar la creación, edición y modificación de documentos en forma de texto. Microsoft Word cuenta con plantillas y herramientas que abren un abanico de posibilidades a los usuarios y permiten obtener resultados profesionales por medio de una interfaz sencilla y cómoda.

Microsoft Excel

Se trata de un software de oficina desarrollado por Microsoft que al igual que Microsoft Word, forma parte de la suite ofimática Microsoft Office. Se trata de una hoja de cálculo muy versátil que permite gestionar bases de datos, realizar operaciones matemáticas, automatizar algoritmos aritméticos y generar gráficas.

Outlook

Outlook es una plataforma de email (correo electrónico) diseñada para compartir archivos y correos de forma virtual entre usuarios. Outlook brinda herramientas orientadas a la burótica, por lo que es posible administrar calendarios, invitar a reuniones y crear un directorio de contactos organizado.

OpenOffice

Es un procesador de texto similar a Microsoft Office, no obstante, OpenOffice es un software libre que puede ser adquirido de forma gratuita, lo que le ha convertido en uno de los más populares en la actualidad. Igualmente, ofrece todas las herramientas de un procesador de texto moderno que una persona necesita: desde un corrector ortográfico, hasta la posibilidad de generar tablas, OpenOffice es una herramienta completa.

Microsoft Visio

Visio es un software ofimático enfocado en el desarrollo y edición de diagramas de flujo. Cuenta con herramientas que simplifican el proceso de creación y permite obtener resultados de gran calidad en poco tiempo.

Microsoft Access

Es un software ofimático que forma parte de la suite Microsoft Office. Este programa permite crear y administrar bases de datos de todo tipo, por lo que suele ser un aliado ideal para realizar tareas de contabilidad, registro de libros y controlar inventarios dentro de una empresa.

Suites o paquetes de ofimática

Los paquetes de ofimática o suites de ofimática, son compilaciones de softwares de uso de oficina que se venden u ofrecen bajo un mismo instalador. Las suites de ofimática brindan herramientas, donde cada una ofrece recursos que facilitan la realización de tareas concretas en el campo ofimático. Un ejemplo de estos paquetes es famoso Microsoft Office, aunque existen otras alternativas como OpenOffice, Lotus SmartSuite, AppleWorks, StarOffice y Corel WordPerfect.

Impresora

Las herramientas de ofimática no son exclusivamente softwares, sino que también existen dispositivos y equipos de ofimática. Un ejemplo de ello es la impresora, un dispositivo que permite representar en papel, los documentos u archivos virtuales que un usuario desea. La impresora es un aliado de los softwares de burótica, así, por ejemplo, permite generar de forma física un documento creado en un procesador de texto.

Ventajas y desventajas

La ofimática se ha convertido en un aliado indispensable en el campo empresarial de la actualidad, por lo que gracias a todas sus ventajas, ha sido posible beneficiar de forma significativa el oficio de muchos trabajadores. A pesar de lo mencionado, existen algunas desventajas que deben ser tomadas en cuenta.

Ventajas

• Desde un punto de vista general, facilita de forma considerable la realización de las tareas de oficina más comunes.
• Ayuda a mantener un soporte y mejor control de la información.
• Aprovecha recursos tecnológicos como las computadoras para automatizar procesos.
• Ofrece una forma más sencilla de compartir información y documentos.

Desventajas

• La gran mayoría de las herramientas de ofimática (dispositivos, periféricos, softwares) dependen de la energía eléctrica, por lo que en caso de problemas con este recurso, puede detener los procesos de oficina.
• La información gestionada por medio de estos softwares corre el riesgo de no ser totalmente privada.
• Debido a que permite realizar muchas labores de trabajo de forma remota, puede inducir a las personas al aislamiento.
• Pueden generarse errores, dañarse archivos y otros inconvenientes.
• Al facilitar de manera considerable las tareas de oficina, genera dependencia en los trabajadores.