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Fórmulas de Excel: listado de las más importantes y para qué sirven

fórmulas de excel escenciales

Conocer cada una de las fórmulas de calculo o comandos rápidos en Excel, es una gran ventaja al momento de elaborar tus libros contables. Aunque probablemente conozcas las principales o las más básicas, existen otras que facilitan aún más el trabajo tan minucioso que conlleva la estructura de cada hoja o página en esta herramienta de Microsoft Office.

Desde agilizar el proceso de sumar, restar, multiplicar o dividir, hasta el hecho de encontrar errores dentro de los cálculos de las distintas celdas en Excel o reemplazar el contenido existente en las mismas. Cada una de estas tareas se realiza de forma sencilla a través de la fórmula adecuada para cada caso. Conoce cada una y aprende cómo realizar rápidamente tus trabajos de administración.

Fórmulas de operaciones matemáticas

Resolver operaciones matemáticas como suma, resta, multiplicación o división en Excel no requiere de fórmulas tan complejas. Por el contrario, son sumamente sencillas de ejecutar y tambien de aprender.

Suma

Para llevar a cabo este procedimiento tendrás que usar el símbolo de suma (+). Esta herramienta te permite sumar números naturales y decimales, además de ofrecerte la facilidad de guiarte por código de color para seguir cada movimiento y evitar errores. Si deseas resolver sumas fácilmente en Excel, tendrás que ejecutar el comando “=celda+celda” sustituyendo la palabra por el número y letra exacta de los recuadros.

Quedando en algo similar a: =a1+b1, como se muestra en la siguiente imagen:

formula de suma en excel

Para obtener el resultado simplemente pulsa la tecla Intro” en tu teclado y listo. Podrás realizar operaciones de más de dos celdas, es decir, puedes sumar tantas casillas de Excel como desees.

Es importante que sepas que esto tambien aplica para intervalos entre las celdas, en caso de que desees sumar toda una columna completa. En este tipo de casos deberás emplear la palabra “suma” seguido de la información en cuestión. Ejemplo: =suma a1:a15

formula de suma de intervalos en Excel

Resta

Ésta, al igual que la anterior, es muy simple. Para aplicar la fórmula de resta en Excel tendrás que usar el símbolo “menos” (-), tomando como ejemplo la siguiente operación: =c1-a1

formula de resta en excel

Multiplicación

Para multiplicar en Excel se utiliza el asterisco (*) como símbolo de multiplicación. Quedando de la siguiente manera al momento de aplicarlo: “=b1*c1”, omitiendo las comillas. Luego pulsa la tecla “Intro”.

formula de multiplicacion en excel

División

Para dividir cantidades en esta herramienta de Microsoft, deberás emplear el uso de la barra (/) entre una cifra y otra. Aplica la formula “=celda/celda” reemplazando cada palabra por el número y letra exacta que quieres usar en la operación. Toma como ejemplo la siguiente imagen:

formula de division en Excel

Operaciones combinadas

Con Microsoft Excel tambien puedes resolver operaciones combinadas utilizando el paréntesis () entre una y otra. Por ejemplo, si quieres sumar y restar dentro de una misma celda, tendrás que escribir algo similar a “=a1+b1-(c2+a3)”, según aplique en tu caso, sabiendo que debes eliminar las comillas. De esta manera estarías ahorrando tiempo y trabajando de forma más eficiente. Además de crear tu propia fórmula.

formula de operacion combinada en Excel

Fórmulas con operadores lógicos

Dentro del libro contable de Microsoft, también se pueden llevar a cabo operaciones con símbolos u operadores lógicos. De modo que pueda obtenerse como resultado, la afirmación o negación de dicha operación. Para esto puedes utilizar los signos “mayor que” (>), “menor que” (<), “diferente de (<>) o “igual a (=)”.

Esto es algo útil si buscas comparar textos o cantidades. Su funcionalidad es muy sencilla, dependiendo de la operación se obtendrá una leyenda “VERDADERO” o “FALSO” dentro de la celda en cuestión. Siendo el primero, la confirmación a la interrogante y el segundo una negación total.

En la siguiente imagen se puede apreciar un ejemplo claro de cómo aplicar estas fórmulas y la deducción de las mismas:

Formula con operadores logicos en Excel

Para usar esta función deberás escribir el símbolo “igual” (=) seguido de la celda, el operador lógico a comprobar y la segunda celda. Tal como se muestra en la imagen de arriba.

Fórmula para calcular IVA

El IVA o Impuesto de Valor Agregado es algo un poco difícil de calcular si eres principiante. Por suerte existe una fórmula dentro de Excel que te facilita muchísimo esta tarea. Para utilizarla sólo requieres tener conocimiento de dicho valor en cualquier producto y aplicar los conocimientos de las fórmulas anteriores, en este caso, el uso del paréntesis y la multiplicación.

En caso de que desees hacerlo de forma rápida, deberás aplicar un comando parecido a: Precio del producto * (1+IVA), por ejemplo, si tu valor agregado es de 12% y el producto tiene un costo de 100$, entonces la fórmula seria: =100*(1+12%). El resultado obtenido al pulsar “Intro” será el impuesto a añadir al precio base. Por ejemplo:

Formula de IVA en Excel - 1

Por otro lado, si cuentas con un renglón específico para la tasa del IVA, puedes aplicar un segundo método para calcular el valor real de venta al público, para ello deberás seguir estos pasos:

  1. Multiplicar el valor del producto por la tasa de Valor Agregado. En este caso en particular, =B2*C2.Formula de IVA en Excel de forma manual paso 1
  2. Una vez obtenido el valor del IVA, deberás sumar éste al costo base del producto. Siguiendo con el ejemplo anterior seria =B2+D2.Formula de IVA en Excel de forma manual paso 2
  3. Finalmente obtendrás el costo total del producto.Formula de IVA en Excel de forma manual paso 3

Ambos métodos son muy fáciles de ejecutar una vez que los dominas y te facilitarán mucho el proceso de contabilidad en tu negocio o empresa.

Fórmula de Media Aritmética

Esta se utiliza para calcular el promedio dentro de un rango especifico, como por ejemplo una columna o fila completa dentro de Excel. Para usarla simplemente deberás escribir dentro de la casilla vacía, la información que deseas conocer.

Por ejemplo, si quieres saber la media aritmética entre las celdas B2 y E2, entonces tendrás que escribir: =Promedio(B2:E2)

Formula promedio en Excel

El resultado obtenido será el valor de la media con base en las cifras descritas en la tabla.

Fórmulas de valor mínimo y máximo

En caso de querer conocer el valor mínimo o máximo dentro de un intervalo especifico en el libro de Excel, deberás emplear la fórmula de MIN o MAX, dependiendo del caso. Es importante hacer saber que éstas las puedes aplicar a un rango de celdas o de forma individual, si así lo deseas. Siendo de la siguiente manera:

  • =MAX(Celdas o rango de celdas).
  • =MIN(celdas o rango de celdas).

Nota: En caso de que decidas aplicar la fórmula de modo independiente entre las celdas, deberás colocar punto y coma (;) entre cada una de ellas. Mientras que, si deseas buscar el valor mínimo o máximo en un rango determinado, tendrás que hacer uso de los dos puntos (:).

Toma como ejemplo las siguientes imágenes:

formulas MIN y MAX en Excel

Fórmulas de estadística

Aunque no son muy utilizadas, conviene aprender cómo funcionan para convertirse en un experto de Excel. Las fórmulas estadísticas en esta herramienta de Microsoft se clasifican en: Contar, Contar.SI, Contar.Si.Conjunto y Contara.

Contar

Se encarga de contabilizar la cantidad de celdas con valor numérico dentro de un rango especifico (columna o fila) en Excel. Para aplicarla debes emplear la fórmula: =CONTAR(rango de celdas) reemplazando la información dentro del paréntesis por aquella que quieres estudiar. Toma como ejemplo la siguiente imagen:

Formula contar en Excel

Contar.SI

Identifica y contabiliza las celdas con valor numérico que cumplan con ciertos criterios. Su fórmula es =CONTAR.SI (rango de celdas;criterio). Por ejemplo, si quieres encontrar la cantidad de números mayores a 20, en un intervalo preciso de Excel, deberás escribir =contar.si(B2:D8; “>20”)

Formula contarsi en Excel

Contar.si.conjunto

Comprueba la existencia de información dentro de un rango especifico de celdas, basándote en criterios proporcionados por el usuario. Esta fórmula se utiliza escribiendo =contar.si.conjunto(rango_criterio1; criterio1) o cuantos criterios o rangos quieras evaluar.

Esta fórmula reconoce tanto como cifras o números. Para tener una idea más clara mira el siguiente ejemplo, donde se busca saber cuántas celdas en el rango de B2:B8 son menores a 20. Obteniendo como resultado 2.

formula contarsiconjunto en Excel

Contara

Es similar a la anterior, pues reconoce tanto texto como números y arroja un resultado global de todo el contenido, excepto las celdas vacías. Es útil si buscar contar rápidamente cuantas entradas hay en un rango especifico de tu documento. Para aplicarla sólo debes seguir la fórmula =contara(rango de celdas).

formula contara en Excel

Fórmulas de lógica

En este rango de fórmulas de Excel, se encuentran algunas que son muy útiles cuando se está trabajando con condiciones dentro del documento. Entre éstas veremos: SI.Error y SI.

SI.Error

Utilizada para detectar errores entre las filas o columnas de Excel, entre los cuales se encuentran NA(), #DIV/0 y cualquier otro similar. Aplica mayormente a las operaciones matemáticas, como la división. Para usarla debes escribir =SI.ERROR(OPERACIÓN; “ERROR”)

En caso de que la división sea posible, la fórmula arrojará el resultado correspondiente. Como en la siguiente imagen:

formula sierror en Excel

Si, por el contrario, uno de los dos elementos es 0, quiere decir que dicha operación no es posible. Por consiguiente, la fórmula encontrará la falla y emitirá un mensaje de Error. Ejemplo:

formula sierror en Excel - 1

SI

Esta es una de las fórmulas más poderosas de Excel, pues permite obtener resultados distintos, siempre que estos cumplan con la condición indicada por el usuario. Por lo que puedes ordenar lo que dirá la celda, en base a tu requerimiento. Para ello deberás usar la fórmula =SI(condición; valor si cumple con la condición; valor si no cumple con la condición).

Ejemplo:

formula SI en Excel

Fórmulas de búsqueda y referencia

Son aquellas que permiten identificar, reemplazar e incluso calcular tiempo transcurrido o intercambiar información entre las celdas de Excel. Son las más complejas de entender, pero muy funcionales cuando se trabaja con tablas y notas concretas, como es el caso de las bases de datos. Entre estos se encuentran: TRANSPONER, REEMPLAZAR, CONCATENAR, ENCONTRAR, ESPACIOS.

TRANSPONER

Es una fórmula de matriz en Excel, por lo que requiere usar una combinación especial de teclas (Ctrl + Shift + Intro) para poder aplicarla. Este comando te permitirá intercambiar columnas y filas dentro del documento. Sin embargo, tiene una condición para que esto funcione y es que, ambas fuentes deben coincidir de forma inversa.

Es decir, si quieres transponer un cuadro de 3 filas y 5 columnas, necesitarás el espacio de 5 filas y 3 columnas para hacerlo. La forma de escribir esta fórmula es: =TRANSPONER(rango de celdas) y pulsar Ctrl + Shift + Enter para que pueda ejecutarse. Observa con mayor detalle en el siguiente ejemplo.

formula TRANSPONER en Excel

REEMPLAZAR

Con ayuda de esta fórmula puedes reemplazar cadenas de texto en Excel. Sin embargo, no se debe confundir con SUSTITUIR, pues no elimina o sustituye completamente el contenido de la celda. Por el contrario, sólo cambia lo que el usuario indica.

Para usarla debes aplicar la sintaxis =Reemplazar(ubicación de la celda, número de espacio donde empezará; número de carácter donde empezará; “Texto nuevo”). Observa con atención el siguiente ejemplo.

formula REEMPLAZAR en Excel

CONCATENAR

Te permite unir en una sola celda todo el contenido de distintos renglones. En ésta no se permite utilizar rango de ubicación, sino que se debe escribir de forma individual y separados por coma (,). Es muy útil si no quieres reescribir todo el contenido, pues agiliza el proceso y ahorra tiempo valioso.

Su fórmula es =CONCATENAR(celda1, celda2, celda3, celda4, etc.) En el ejemplo que se encuentra bajo este texto puedes visualizar mejor cómo aplicarla.

formula CONCATENAR en Excel

ENCONTRAR

Te ayuda a encontrar la ubicación de palabras dentro de un texto, partiendo del primer carácter de la misma. Cabe mencionar que esta herramienta distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que deberás tenerlo presente al momento de ejecutarla.

El resultado obtenido será la posición del primer carácter o la primera letra de la palabra que estás buscando. Para escribir esta fórmula deberás usar =ENCONTRAR(“Texto a buscar”; rango de celda).

formula ENCONTRAR en Excel

ESPACIOS

Puesto que la existencia de dobles espacios es muy difícil de detectar a simple vista dentro de un documento o texto digital, existe ésta fórmula en Excel para lograrlo con el mayor de los éxitos. Con ella podrás encontrar hasta el más mínimo detalle o equivocación en el espaciado del contenido de cualquier celda.

Sólo escribe =ESPACIOS(celda), ejemplo:

formula ESPACIOS en Excel

Fórmulas de fecha y hora

Fueron diseñadas para facilitar la tarea de calcular días y horas transcurridas entre un momento y otro. Magnificas herramientas si buscas conocer la cantidad de días laborables que tuvo un trabajador dentro de tu empresa, para así determinar correctamente el pago del mismo.

Existen muchas disponibles en Excel, sin embargo, las principales son DÍAS360, AHORA, DIASEM, ALEATORIO.ENTRE, NUM.DE.SEMANA, DIASLAB.

DÍAS360

Con esta fórmula puedes saber cuántos días han transcurrido entre dos fechas específicas. Su cálculo se basa en un año de 360 días, es decir, 12 meses de 30 días cada uno.

Para usarla debes escribir =DÍAS360(celda1, celda2), sabiendo que se debe sustituir el contenido entre paréntesis por el rango de celda en el que se encuentra la información en el documento.

formula DIAS360 en Excel

AHORA

Con esta fórmula generas rápidamente la fecha del momento actual y la misma se actualiza automáticamente cada vez que la información cambia o creas un nuevo documento. Para usarla no necesitas de ningún valor o criterio especifico, simplemente debes escribir =AHORA().

formula AHORA en Excel

DIASEM

Está hecha para devolver el número del día específico de una semana en particular, partiendo de una cronología o calendario determinado. Para aplicar esta fórmula debes escribir:

=DIASEM(celda; calendario). Si el que utilizarás es el tradicional de 1-7 (Lunes a domingo, respectivamente) deberás escribir =DIASEM(celda; 2).

formula DIASEM en Excel.

Para saber el orden o los tipos de calendarios que ésta fórmula utiliza, mira la siguiente imagen:

calendario de formula DIASEM en Excel

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula permite rellenar celdas vacías con dígitos aleatorios existentes entre una cifra y otra. Es ideal si buscas completar información al azar. Cabe mencionar que ésta cambia cada vez que escribes un criterio diferente. Para usarla tendrás que formular =ALEATORIO.ENTRE(valor1, valor2)

Por ejemplo, si quieres llenar un rango de celdas con números aleatorios entre 10 y 50 deberás escribir =ALEATORIO.ENTRE(10; 50)

Formula ALEATORIOENTRE en Excel

NUM.DE.SEMANA

Devuelve el número de semana correspondiente a un momento específico del tiempo. Es similar a la fórmula DIASEM, para usarla deberás escribir =NUM.DE.SEMANA(celda;calendario). Puesto que esta tambien emplea un calendario específico para generar resultados óptimos a los distintos usuarios.

Formula NUMDESEMANA en Excel

Con respecto al cambio de tiempo con base en el calendario, puedes guiarte en la siguiente imagen:

calendario de formula NUMDESEMANA en Excel

DIASLAB

Esta fantástica fórmula te permitirá calcular los días laborables de cualquier trabajador, con base en dos fechas precisas. Si gustas añadir días festivos o efemérides para obtener un resultado mucho más preciso, puedes hacerlo. Para usar DIASLAB deberás escribir =DIASLAB(Celda1; Celda2)

Formula DIASLAB en Excel