Cómo hacer un cronograma de actividades en 7 pasos en word o excel

Cómo hacer un cronograma de actividades en 7 pasos en word o excel

Para hacer un cronograma de actividades en Word solamente necesitas utilizar la incorporación de tablas ubicada dentro de la pestaña “Insertar”. Una vez que hayas agregado las columnas y filas que necesitas, debes agregar las actividades a desarrollar junto con el tiempo estimado, bien sea en horas, días, semanas o meses. Por ello, estos cronogramas son calendarios de trabajos específicos y detallados que se emplean para diversos fines.

El objetivo de realizar un cronograma de actividades es optimizar el tiempo con la ejecución de las tareas según su propósito inicial. De igual forma, ayuda a mantener un registro de las acciones que se han realizado y su duración. Es aplicable tanto en proyectos académicos como profesionales o de emprendimiento. Por ello, se detallarán todos los pasos que debes seguir para realizar este tipo de herramientas que te permitirán gestionar actividades.

Pasos para elaborar un cronograma de un proyecto

Para realizar un cronograma de un proyecto en Word, solamente debes realizar los pasos que se mencionarán a continuación:

  1. Pulsa sobre “Diseño de página” y escoge “Orientación > Horizontal”.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 1
  2. Luego, ingresa a “Márgenes” y elige “Estrecho”. Así tendrás más espacio en la hoja.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 2
  3. Ve a la pestaña de “Insertar” y escoge “Tabla”. Inserta tantas columnas y filas necesites.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 3
  4. Para hacer un cronograma de proyecto o actividades, es recomendable escribir las tareas o iniciativas en la primera columna. Por su parte, en la primera fila, debes ingresar los días, semanas o meses en los que desarrollarás las actividades planteadas.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 4
  5. Si necesitas agregar divisiones en los recuadros de la tabla, oprime “Herramientas de tabla > Presentación” y pulsa sobre “Dibujar tabla”.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 5
  6. Verás que el cursor se transformará en un lápiz. Dibuja las divisiones que necesitas haciendo clic izquierdo sostenido dentro de los espacios de la tabla.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 6
  7. Cuando hayas finalizado, puedes agregarle un toque de color ingresando en “Herramientas de tabla > Diseño” y escogiendo algunos de los estilos de tabla disponibles.Cómo hacer un cronograma de actividades en Word paso 7

Nota: Si necesitas ajustar la altura o el ancho de las celdas en Word, únicamente debes posicionar el cursor sobre la línea y esperar a que cambie de forma. Si aparece una figura vertical u horizontal de movimiento, haz clic sostenido y mueve el mouse hasta que obtengas la dimensión que requieres.

Herramientas y plantillas

Herramientas y plantillas para realizar un cronograma de actividades
Tienes la opción de realizar un cronograma de actividades de forma manual empleando los pasos que se han mencionado anteriormente, o también cuentas con la facilidad de utilizar herramientas y plantillas externas que simplificarán el proceso de elaboración. Si te agrada esta idea, solamente debes observar el siguiente listado:

  • Project libre: es un programa gratuito y funcional, aunque también posee su versión de pago. Es de gran ayuda para crear cronogramas de manera sencilla, rápida e intuitiva. Una vez que hayas creado el cronograma, la plataforma ayudará a distribuir la secuencia de actividades, para así comparar la planificación. Para ingresar a la web, presiona este link.
  • Gantt Project: el cronograma de Gantt se caracteriza por diagramas de barra horizontales, distribución y duración específica de cada una de las tareas del proyecto y este programa te ayudará a distribuir las actividades en el calendario, bien sea por recursos o equipos. Para acceder a su portal web, haz clic sobre este enlace.
  • Microsoft Project: es un programa de pago que facilita el diseño de cronogramas de Gantt o Pert, y se puede usar para secuenciar las tareas de acuerdo al método de la cadena crítica. Si quieres entrar a su sitio web, oprime este vínculo.
  • Cacoo: es una página web en la que conseguirás más de 100 plantillas para hacer un cronograma de actividades. De hecho, están clasificados por categoría para optimizar el tiempo de búsqueda. Ingresa al siguiente link para detallar las plantillas.

Nota: los dos primeros programas se encuentran en inglés, pero se pueden traducir las páginas con la ayuda de un navegador.

Tipos y ejemplos

De acuerdo a los objetivos que se quieran cumplir, existe una gran variedad de tipos de cronogramas que se ajustan según el área que se abarcará. Por lo tanto, en los siguientes apartados se detallarán algunos ejemplos.

De entrenamientos

Cronograma de entrenamiento
Los cronogramas de entrenamiento se caracterizan por capacitar a alguien en una determinada área. En estas herramientas se especifica qué área se trabajará o estudiará. Generalmente, son empleados en el campo deportivo y en empresas gracias a las capacitaciones de recursos humanos.

De investigación

Cronograma de investigación
Los cronogramas de investigación son aquellos que especifican detalladamente las fases y actividades a realizar. De igual forma, se ordenan las tareas más importantes para el desarrollo de la investigación en un período de tiempo adecuado.

De proyectos

Cronograma de proyecto
Estos cronogramas se caracterizan por cumplir un objetivo social o individual. Son empleados para la ejecución de labores social o para la comprensión del plan de acción, en el caso de los emprendimientos o pequeñas empresas.

Académicos

Cronograma académico
Los cronogramas académicos poseen actividades dirigidas hacia el beneficio del salón o la institución. Son conocidos también como planes de evaluación y se utilizan para organizar las fechas de exámenes, optimizar la entrega de notas, identificar todo el contenido que se debe repasar, entre otros.

Recomendaciones

Recuerda que los aspectos más relevantes para elaborar un buen cronograma de actividades son:

  • Plantea un objeto realista. Los objetivos son el motor de acción para cualquier cronograma. Por lo tanto, el primer paso es escoger un fin alcanzable y medible para evaluar su alcance.
  • Crea una lista de actividades realistas. Planifica tareas cuya ejecución sumen puntos para alcanzar el objetivo que inicialmente planteaste.
  • Define las relaciones entre las actividades. Prioriza las tareas y define las que sean fin – comienzo (la segunda tarea no puede empezar hasta que se cumpla la primera), comienzo – comienzo (la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera) comienzo – fin (la primera tarea comienza simultáneamente con la segunda) y fin – fin (la segunda tarea culmina al mismo tiempo que la primera).
  • Evalúa detalladamente el tiempo necesario para cada actividad.
  • Reparte las tareas equitativamente en el tiempo.
  • Realiza evaluaciones constantes para medir el avance.
  • Mientras más sencillo sea, mejor.

Como has podido observar, los cronogramas de actividades funcionan para tener una mejor gestión del tiempo y para organizar las tareas de acuerdo a los objetivos estipulados. De esta manera, se logrará cumplir con el proyecto empleando una mayor calidad.

Subir