Celda en Excel: qué es, funciones, usos y herramientas

Celda en Excel qué es, funciones, usos y herramientas

Excel es uno de los programas de office más usado a nivel matemático para establecer con gran precisión resultados de diversos procesos. A pesar de su uso masificado, muchos no conocen qué es una celda en Excel o una función.

Sin embargo, es una herramienta muy versátil que permite automatizar múltiples cálculos. A continuación, conoce más de ellas, incluyendo sus funciones.

Qué es

Para quienes se preguntan qué es una celda en una hoja de cálculo, se trata de la unidad mínima que la constituye.  Se trata de la intersección entre una fila y una columna, por lo que cada celda posee una etiqueta definida por una letra de la columna y un número de fila.

Qué es una Celda en Excel

Por ejemplo, A1 es la primera celda de la hoja de cálculo, pertenece a la columna A y a la fila 1. Esta identificación facilita el establecimiento de fórmulas escritas en cada una. Toda la información de las hojas de cálculos se introduce en las celdas ya sea números, texto o fórmulas.

Funciones

Las funciones a modo general de las celdas en Excel aportan información, ubicación y el contenido de una hoja de cálculo. Dentro de los usos más destacados se pueden mencionar:

Información

Una celda en Excel puede aportar información de distintas naturalezas. Estas pueden ser:

  • Texto: Pueden estar formadas por un conjunto de letras y números que permiten ordenar un conjunto. Se puede usar para indicar los meses del año o algún aspecto de la hoja de cálculo, por ejemplo, modelos de zapatos.
  • Números: Puede estar formado por un valor numérico que puede ser entendido de distintas formas, ya sea porcentaje, fecha y más. Por ejemplo, 290500 puede ser concebido como $290.500,00 y como 29/05/2000.
  • Fórmulas: Se trata de una instrucción que le dice al Excel que hacer en ese lugar. Para que sea efectiva, debe empezar con un signo igual (=) transformando las demás celdas.

Suma

Para sumar en Excel, existen dos métodos. Estos se resumen de la siguiente manera:

  1. El primero consiste en ingresar el símbolo de “Igual” (=) en la celda donde deseas obtener el resultado.
  2. Después hacer clic sobre cada valor que desees sumar seguido del símbolo de “Más” (+). Luego de haber escogido todos los datos, presiona “Enter” para ver el resultado.
    Suma paso 2
  3. El segundo hace uso de la función “SUMA”. Para usarla, ingresa el signo de “Igual”, y escribe SUMA seguido de un paréntesis abierto.
  4. Ahora, haz clic en la primera celda y arrastra el cursor hasta el último valor. De esta manera, se formará un rango que sumará los valores escogidos. Cuando hayas terminado, oprime “Enter” para el resultado.

Existe una función directa conocida como Autosuma en el apartado Modificar de la barra de herramientas. Con solo pulsar y seleccionar las celdas puedes sumar sin inconvenientes.

Multiplicación

Para realizar una multiplicación en Excel, tienes la función “PRODUCTO”. Para utilizarla, ten en consideración los siguientes pasos:

  1. Debes ubicarte en la casilla donde quieres obtener el resultado e ingresar el signo de “Igual” (=), colocas PRODUCTO y selecciona el rango de celdas que quieres multiplicar.
  2. Cuando las hayas definido, solo debes pulsar “Enter” para obtener el resultado.
    Multiplicación paso 2

Promedio

El promedio en Excel se calcula con la función “PROMEDIO”. Para ello, debes seguir los pasos que se han mencionado previamente, es decir, ingresar el símbolo “Igual” seguido de la palabra PROMEDIO con el paréntesis abierto.

Promedio en celda de excel

Ahora, seleccionas el rango de celdas cuyos valores promediarás y al pulsar “Enter”, observarás que tendrás un valor acorde a la función ingresada.

De igual manera puedes hacer con otras funciones matemáticas, solo hay que introducir la función y los valores que deseas que intervengan. Puedes familiarizarte con elementos avanzados como trigonometría, funciones cúbicas, estadísticas y mucho más.

Configuración

Para realizar ajustes en una celda activa en Excel es importante conocer el tipo de diseño y funciones que se les puede atribuir. Dentro de los más comunes y sencillos se pueden mencionar los siguientes:

Combinar

Para agregar un título dentro de una hoja de Excel, es necesario combinar las celdas para que tenga un mejor aspecto. Para ello, solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Abre Excel, selecciona “Libro en blanco” y escribe el título dentro de una de las casillas.
  2. Presiona clic izquierdo sostenido y selecciona la casilla que deseas combinar. Copia el texto que desees.
    Combinar celda paso 2
  3. Ahora, en el menú ve a “Alineación” y oprime sobre “Combinar y centrar”. Puedes seleccionar la alineación en el medio, derecha o izquierda.
    Combinar celda paso 3

Así ya habrás completado el procedimiento y podrás continuar con la modificación de otras celdas.

Resaltar o cambiar de color

Para agregar un poco de color, diferenciar o resaltar una celda, ten en consideración los siguientes pasos:

  1. Ubícate en la celda que deseas modificar y sombrea.
  2. Ahora, en la sección Fuentes, busca la herramienta de “Color de relleno”. Elige el que deseas y listo.
    Resaltar o cambiar de color paso 2

Cambiar de tamaño y ajustar los bordes

Otro de los ajustes que se pueden realizar en una celda activa en Excel es cambiar el tamaño de la misma y los bordes para un aspecto estético diferente.  En este caso, los pasos a seguir son:

  1. Ingresa los números o textos en las casillas.
  2. Para el tamaño de la celda, pulsa sin soltar el clic izquierdo sobre la línea inferior del rectángulo de la numeración de la fila y arrastra hacia abajo hasta conseguir la altura que deseas.
  3. Si quieres mejorar el ancho, haz clic izquierdo sostenido sobre el borde derecho de la celda en las letras de la columna y arrastra hasta obtener el ancho adecuado.
    Cambiar de tamaño y ajustar los bordes paso 3
  4. Para una modificación más precisa, haz clic derecho sobre el borde derecho de las letras en las columnas y elige “Ancho de columna…”.
    Cambiar de tamaño y ajustar los bordes paso 4
  5. Coloca el ancho que quieres para la celda y listo.
    Cambiar de tamaño y ajustar los bordes paso 5

Los mismos pasos que se realizan para el ancho de la columna, se realizan para las filas. De esta manera, se puede tener una hoja de cálculo personalizada en función de tus necesidades.

Autocompletar

Las celdas de Excel poseen la herramienta de autocompletar para continuar la secuencia de acuerdo a la serie de números o palabras que se hayan insertado. Los pasos a seguir son:

  1. Por ejemplo, si se requiere escribir el nombre de todos los meses, basta con solo ingresar “enero” en una celda.
    Autocompletar paso 1
  2. Al hacer clic sostenido sobre la esquina inferior derecha del rectángulo, se debe arrastrar el cursor hacia abajo para que comiencen a autocompletar las demás casillas con el nombre de los siguientes meses.
  3. Al ver el último mes, solo debes soltar el clic y verás que todas las celdas se habrán autocompletado.
    Autocompletar paso 3

Este procedimiento se puede ejecutar incluso para completar celdas que no posean una secuencia. Para que varias casillas tengan el mismo número, ingresa el dígito y arrastra la esquina de la celda hacia la derecha o hacia abajo para que se completen en los recuadros que necesites.

Ajustar el texto

Otro aspecto estético de las celdas en Excel es el ajuste de los datos ingresados. Para hacerlo, es necesario:

  1. Haz clic sobre la celda en la que escribiste las palabras y dirígete hacia “Alineación”.
  2. Pulsa la opción “Ajustar texto”. Verás que todas las palabras entran perfectamente en el recuadro que seleccionaste previamente.
    Ajustar texto paso 2

Herramientas

Además de lo mencionado, Excel posee potentes herramientas que puedes usar para hacer las tareas y manejar datos de forma precisa. Dentro de las más destacadas puedes usar las siguientes:

  1. Ordenar y filtrar: Para ello, ve a Datos y luego en la función, elige lo que deseas. Por ejemplo, puedes posicionar una celda, ordenar de mayor a menor o viceversa, e incluso establecer un orden alfabético.
    Herramientas paso 1
  2. Estilos: En el Inicio, en el apartado Estilos, puedes crear un efecto estético en la hoja de cálculo, que permitirá diferenciar en colores y más. Solo debes seleccionar la que desees en estilo de celda y todo el apartado tendrá la forma seleccionada.
    Herramientas paso 2
  3. Dar formato a los números: Para quienes lo usan como medio para acciones contables, puedes elegir los formatos que desees. Solo debes ir al apartado de Números y selecciona el que desees.
    Herramientas paso 3
  4. Trabajar con tablas dinámicas y gráficos: Para el análisis y comprensión de la información, Excel cuenta con estas funciones que facilitan el trabajo. Estas permiten ingresar más datos y simplificarlos de forma sencilla.
    Herramientas paso 4

Sin embargo, al ser un instrumento muy amplio, puedes conseguir cualquier tipo de herramientas y ajustarlas a tus necesidades. De allí, que sea muy usado por las empresas y estudiantes.

Sintaxis

Se refiere a los argumentos que se le atribuyen a cada celda. Son específicos del idioma, por lo que si se abre una hoja de cálculo, elaborada en inglés, en un libro en español la fórmula dará error. En la sintaxis de la función celda se encuentran:
Sintaxis

  • Tipo_de_info: Es obligatorio y se trata de un valor que determina el tipo de dato que deseas obtener. Arroja información sobre la DIRECCIÓN, COLOR, CONTENIDO, ARCHIVO, FORMATO y más.
  • Referencia o celda: Es un argumento opcional de la celda sobre la que se desea información. Puede ser omitida y la información que devuelve, será la de la celda donde te ubicas.

La función celda en Excel es una de las más asombrosas que existen ya que permiten conocer la ruta de cualquier archivo, el ancho de una columna e incluso validar la información de una celda. Por lo general, es una función olvidada, pero de gran ayuda.

Usos

Sin dudas, los usos de las celdas en Excel van desde registrar toda una base de datos hasta organizar y planificar todo tipo de actividad. Gracias a su capacidad de adaptación, es posible usarlo a nivel de docencia, para registros contables, creación de gráficos dinámicos, calcular presupuestos y mucho más.

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